Teczka pracownicza, to inaczej akta osobowe pracownika, zatrudnionego w danej firmie na podstawie umowy o pracę. Zbiór i przechowywanie danych o pracowniku jest jednym z obowiązków, które ciążą na pracodawcy, dlatego ważne jest, aby cała dokumentacja była przechowywana w odpowiedni, zgodny z ustalonymi standardami i przepisami, sposób. Teczka pracownicza składa się zasadniczo z dwóch części, które dotyczą odpowiednio dokumentacji osobowej oraz płacowej zatrudnionego pracownika. Całość teczki musi być przechowywana przez określoną ilość czasu, a zaniechanie prowadzenia takiej dokumentacji bądź narażenie jej na zniszczenie jest zagrożone karą grzywny.
Zmiany od 1 stycznia 2019 roku
Największą zmianą, którą wprowadza akt prawny dotyczący zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jest zwiększenie części, z jakich będzie się składać teczka pracownicza. Do tej pory były to części A, B oraz C. Teraz dołączy do nich kolejna część – D, która będzie dotyczyła ponoszenia przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub innej, określonej odrębnymi przepisami. Trzy pierwsze części pozostaną bez zmian i dotyczyć będą kolejno dokumentacji związanej z ubieganiem się o pracę, przebiegu zatrudnienia oraz ustania stosunku pracy.
Kolejna zmiana dotyczy okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do końca 2018 roku dokumenty pracownika musiały być przechowywane aż 50 lat od momentu ustania zatrudnienia. Od 1 stycznia 2019 czas ten ulega zmianie i skraca się do 10 lat, z tym że akta pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem nadal muszą być przechowywane według starych przepisów.
W nowym brzmieniu ustawa reguluje również zalecenia dotyczące sposobu wydawania kopii całości bądź części dokumentacji pracownikowi lub osobom uprawnionym. Dokumenty te mają być najprawdopodobniej przygotowane do wydania w ciągu 14 dni od wpłynięcia odpowiedniego wniosku. Ponadto nowe przepisy mówią o tym, że od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne będzie prowadzenie teczki pracowniczej jedynie w formie elektronicznej, co do tej pory było niedopuszczalne, a e-dokumentacja mogła istnieć jedynie obok papierowej, a nie zamiast niej.
Elektroniczna dokumentacja pracownika jest ułatwieniem dla pracodawców, którzy poprzez wprowadzone rozporządzenie RODO, narzuconych mają wiele wymogów dotyczących odpowiedniego przechowywania teczek pracowniczych. W przedsiębiorstwie zatrudniającym kilkuset pracowników takie rozwiązanie jest bardzo praktyczne i ułatwia nadzór nad dokumentami. O ile nowe przepisy wchodzą w życie już 1 stycznia 2019, ale pracodawcy na dostosowanie się do nowych przepisów mają 12 miesięcy.
Rozwiązania FlexiHRM
Korzystając z możliwości i narzędzi FlexiHRM pracodawca ma pewność, że zlecona obsługa nad dokumentacją pracowniczą będzie wykonywana w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Zlecenie przechowywania dokumentacji pracowniczej niejako zwalnia pracodawcę z obowiązku dbania o odpowiednie warunki, w jakich mają być przechowywane akta osobowe pracowników. FlexiHRM umożliwia obsługę teczkę elektronicznych, dzięki czemu pracodawca otrzymuje łatwy dostęp do e-teczek swoich pracowników. Aplikacja umożliwia też łatwe wydrukowanie potrzebnych w danej chwili danych. FlexiHRM dba również o chronologię, a po aktualizacji dokumentów generuje zestawienie przechowywanych w teczce plików. Przygotowane przez FlexiSolutions oprogramowanie pozwoli więc w prosty sposób prowadzić e-dokumentację kadrową.
Inspirowane: Flexisolutions.pl – systemy business intelligence
