W dobie ogromnej konkurencji, tym, co może dać firmie przewagę w branży wciąż jeszcze może być znacząca poprawa procesów związanych z transportem. Bez względu na to, czy sam transport stanowi kluczowy element oferty czy jest to jeden z procesów wewnątrz jej struktur, którego nie zamierza outsourcować. Sprawne zarządzanie flotą jest tu zadaniem priorytetowym. Warto wiedzieć, jak usprawniać ten obszar, między innymi poprzez zastosowanie nowoczesnych systemów teleinformatycznych.
Po pierwsze – informacja
Informacja jest dziś podstawowym dobrem i jednocześnie narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej. Nie inaczej sprawa ma się w przypadku systemów zarządzania flotą, których skuteczność opiera się na cyfrowym przetwarzaniu niezliczonych danych napływających w czasie rzeczywistym. Należy podkreślić, że kluczową rolę będą odgrywać systemy wiązane – działające w oparciu o dane pobierane z wielu różnych źródeł i analizujące cyfrowo poszczególne składowe. Jest to konieczne, bowiem tylko komplet zmiennych może przekładać się na skuteczne prognozowanie i zbliżone do realnych wyniki końcowe. Stąd współcześnie projektowane aplikacje wykorzystują szereg danych zbieranych online z wielu źródeł.
Po drugie – modułowość
Każda firma ma własną specyfikę potrzeb związanych z transportem. Co za tym idzie, zarządzanie flotą odbywa się w sposób charakterystyczny dla danego przedsiębiorstwa. Zależnie od profilu działalności, wielkości przedsiębiorstwa oraz miejsca pośród konkurencji czego innego oczekuje się od aplikacji wspomagających zarzadzanie transportem.
Podstawowe potrzeby obejmują zwykle następujące aspekty funkcjonalne:
- możliwość sprawnego planowania wyjazdów i tras poszczególnych pojazdów;
- monitorowanie online postępów i ewentualne korekty tras w czasie rzeczywistym;
- zarządzanie kosztami transportu z podziałem na poszczególne jednostki transportowe lub kierowców;
- analiza i raportowanie podstawowych danych.
Zakładając jednak, że firma rozwija swoją działalność i z biegiem czasu pojawiają się kolejne potrzeby i potrzeby innowacji, należy tak przygotować aplikację, aby w każdym momencie możliwe było jej rozbudowanie i kolejne elementy.
Po trzecie – wciąż rosnące możliwości
Jak w każdym rozwijającym się systemie, poprawa sytuacji rodzi potrzebę bardziej kompleksowego zaspokajania kolejnych – można rzec wyższych – potrzeb firmy. Kiedy podstawowe moduły są już wyeksploatowane, a budżet pozwala na kolejne innowacje, warto dołączać kolejne moduły do zarządzania flotą. Więcej – bardziej zaawansowane aplikacje pozwalają skutecznie zarządzać również innymi działami w oparciu o informacje generowane przez system. Przykładowo:
- można generować dokumenty związane z transportem (dokumenty przewozowe, celne itp.);
- można na bieżąco komunikować się z poszczególnymi pojazdami poszerzając lub zmieniając trasę w zależności od zleceń i innych potrzeb;
- można rozliczać delegacje i kilometrówki i przesyłać te informacje bezpośrednio do systemu księgowego firmy;
- można rozliczać amortyzację na podstawie ewidencji przejazdów i wyniki przesyłać bezpośrednio do systemu generującego dokumenty podatkowe;
- można monitorować zużycie paliwa i stan techniczny pojazdów – generując przy tym informacje do kierowców lub serwisów;
- można…. zależnie od dostawcy aplikacji oraz wybieranych modułów możliwości już dziś są ogromne, a systematyczne rozwijanie oprogramowania z pewnością przyniesie kolejne udogodnienia.
Po czwarte – kompatybilność
Aby bezproblemowo wiązać kolejne nowinki technologiczne z już używanym oprogramowaniem różnych działów (arkusze kalkulacyjne, edytory programy CRM i księgowe) wymagane jest, by aplikacje były z nimi kompatybilne. Muszą dać się zintegrować z najczęściej używanymi programami tak, by możliwe było zarówno pobieranie danych, jak i przesyłanie informacji i raportów w drugą stronę, w celu ich dalszego przetworzenia.
… i najważniejsze – rentowność, czyli zwrot z inwestycji
Nowoczesne systemy zarządzania flotą, takie jak system monitoringu WEBFLEET firmy TomTom, nie należą do najtańszych rozwiązań. Jednak przemyślany wybór najodpowiedniejszego programu i tzw. „pakietu startowego” z dopasowanych do potrzeb modułów bardzo szybko przynosi oszczędności. Generowane są m.in. poprzez:
- optymalizację tras, przewozów i pracy kierowców;
- monitorowanie sposobu pracy kierowcy i zużycia pojazdu uruchamiające mechanizmy samokontroli u pracowników;
- automatyzację wielu czynności wykonywanych dotychczas przez pracowników – oszczędności czasu i minimalizacja ryzyka pomyłek i zaniedbań;
- minimalizowanie kosztów napraw wynikających z zapomnienia lub niewiedzy – system monitoruje i powiadamia o konieczności dokonywania przeglądów oraz konkretnych napraw.
Inspirowane: Obsługa tachografu cyfrowego
